Разработка систем комплексной автоматизации бизнес-процессов: от выбора подхода до внедрения

Время чтения статьи: ~ 5 минут

27.11.2024

Кирилл Каплин
CTO

В современном бизнесе эффективность и оптимизация процессов играют ключевую роль в достижении конкурентных преимуществ. Разработка систем комплексной автоматизации бизнес-процессов позволяет компаниям улучшить производительность, снизить издержки и повысить качество обслуживания клиентов. В этой статье мы рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов, какие процессы можно автоматизировать, как выбрать подход к автоматизации, этапы разработки и внедрения систем, используемые решения, методы оценки эффективности, примеры успешной автоматизации, рекомендации по выбору подрядчика, возможные трудности и современные тренды в данной области.

Определение и цели
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий и программных решений для выполнения рутинных и повторяющихся задач без участия человека. Цель автоматизации заключается в повышении эффективности, снижении ошибок, ускорении процессов и освобождении сотрудников от однообразной работы, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических задачах.


Зачем нужна автоматизация в современных компаниях?
Современные компании сталкиваются с возрастающими требованиями к скорости и качеству обслуживания клиентов, а также необходимостью эффективного управления ресурсами. Автоматизация помогает:

• Улучшить оперативную эффективность.
• Снизить операционные затраты.
• Повысить точность и снизить количество ошибок.
• Ускорить процессы принятия решений.
• Повысить удовлетворенность сотрудников и клиентов.

Преимущества внедрения автоматизированных систем
Внедрение автоматизированных систем предоставляет множество преимуществ:

• Повышение производительности: Быстрое выполнение задач без задержек.
• Снижение затрат: Меньше затрат на ручной труд и снижение ошибок.
• Улучшение качества: Повышение точности и стандартизация процессов.
• Гибкость и масштабируемость: Легкость адаптации систем под изменения бизнеса.
• Аналитика и отчетность: Возможность сбора и анализа данных для принятия обоснованных решений.

Повторяющиеся рутинные задачи
Автоматизация рутинных задач, таких как ввод данных, обработка заказов, управление запасами и отчетность, позволяет сократить время и снизить вероятность ошибок.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)
CRM-системы помогают управлять взаимодействием с клиентами, отслеживать продажи, анализировать поведение клиентов и улучшать качество обслуживания.

Финансовый учет и управление ресурсами (ERP)
ERP-системы интегрируют различные аспекты бизнеса, включая финансы, производство, закупки, инвентаризацию и управление персоналом, обеспечивая единую платформу для управления ресурсами.

Документооборот и согласование (ECM)
ECM-системы автоматизируют процессы создания, хранения, управления и согласования документов, что упрощает доступ к информации и ускоряет процессы утверждения.

Управление персоналом (HRM)
HRM-системы автоматизируют процессы найма, управления кадрами, обучения и оценки сотрудников, что способствует эффективному управлению человеческими ресурсами.

Полная или частичная автоматизация?
Выбор между полной и частичной автоматизацией зависит от текущих потребностей бизнеса, ресурсов и стратегических целей. Полная автоматизация подходит для компаний, стремящихся к полной цифровизации процессов, тогда как частичная автоматизация позволяет постепенно внедрять технологии, минимизируя риски и затраты.

Готовые решения vs индивидуальная разработка

• Готовые решения: Быстрее внедряются, часто дешевле, подходят для стандартных процессов. Однако могут иметь ограничения в кастомизации.
• Индивидуальная разработка: Позволяет создать систему, полностью соответствующую уникальным потребностям бизнеса. Однако требует большего времени и инвестиций.

Как оценить потребности бизнеса
Для выбора подходящего решения необходимо провести анализ текущих процессов, определить ключевые проблемы и цели автоматизации. Важно учитывать масштабы бизнеса, количество пользователей, интеграционные требования и бюджет.

Анализ текущих процессов
Первым шагом является детальный анализ существующих бизнес-процессов, выявление узких мест и определение областей, требующих автоматизации.

Постановка целей автоматизации
Необходимо четко определить цели автоматизации, такие как повышение эффективности, снижение затрат, улучшение качества обслуживания и т.д.

Выбор подходящего решения (системы)
На основе анализа и целей выбирается подходящая система автоматизации — готовое решение или индивидуальная разработка.

Разработка или адаптация платформы
Если выбирается индивидуальная разработка, начинается процесс создания системы. В случае готовых решений — адаптация под конкретные потребности компании.

Интеграция с существующей инфраструктурой
Новая система должна быть интегрирована с уже используемыми инструментами и платформами для обеспечения бесшовной работы.

Обучение персонала
Сотрудники должны пройти обучение для эффективного использования новой системы, что включает обучение работе с программным обеспечением и измененным процессам.

Тестирование и запуск
Перед полным внедрением система проходит этап тестирования для выявления и устранения ошибок. После успешного тестирования происходит запуск системы в эксплуатацию.

Постоянная поддержка и развитие
После внедрения необходима регулярная поддержка и обновление системы для обеспечения ее стабильной работы и соответствия новым требованиям бизнеса.

Этапы разработки и их влияние на конечную стоимость
Каждый этап разработки влияет на общую стоимость проекта. Наиболее затратными этапами обычно являются анализ, разработка и интеграция. Оптимизация затрат возможна за счет использования готовых решений, автоматизации тестирования и обучения сотрудников.

Примеры затрат на каждом этапе

• Анализ и сбор требований: 10-15% от общего бюджета.
• Создание прототипа и дизайн: 15-20%.
• Программирование и интеграция: 40-50%.
• Тестирование и устранение ошибок: 10-15%.
• Внедрение и обучение: 10-15%.

Как можно сократить расходы, не теряя в качестве

• Использование гибких методологий разработки (например, Agile).
• Внедрение MVP (минимально жизнеспособного продукта) для раннего тестирования идей.
• Автоматизация тестирования и развертывания.
• Использование готовых модулей и интеграций.

Пример 1: Простое приложение с базовыми функциями
Такое приложение включает основные функции, такие как регистрация пользователей, простая база данных и базовый интерфейс. Стоимость разработки: от 500 000 до 1 500 000 рублей.

Пример 2: Приложение для электронной коммерции
Включает функции каталогов товаров, корзины, платежных систем, управления заказами и интеграции с CRM. Стоимость разработки: от 2 000 000 до 5 000 000 рублей.

Пример 3: Сложное бизнес-приложение с интеграциями
Предусматривает сложные бизнес-логики, интеграции с различными внешними системами, аналитические панели и продвинутый UX/UI дизайн. Стоимость разработки: от 5 000 000 рублей и выше.

Пример 4: Приложение для доставки с функцией геолокации
Включает GPS-навигацию, интеграцию с картографическими сервисами, управление логистикой и систему отслеживания в реальном времени. Стоимость разработки: от 3 000 000 до 7 000 000 рублей.

Пример 5: Фитнес-приложение с аналитикой и персонализацией
Предусматривает трекинг активности, персональные рекомендации, интеграцию с носимыми устройствами и аналитические отчеты. Стоимость разработки: от 4 000 000 до 8 000 000 рублей.

Преимущества и недостатки каждого подхода

Fixed Price:
Преимущества: Предсказуемость бюджета, четкие сроки.
Недостатки: Меньше гибкости при изменениях требований.

Time & Material:
Преимущества: Гибкость, возможность вносить изменения в проект.
Недостатки: Меньшая предсказуемость бюджета, потенциальные перерасходы.


В каких случаях Fixed Price предпочтительнее, когда лучше выбрать Time & Material

• Fixed Price лучше подходит для проектов с четко определенными требованиями и стабильными условиями.
• Time & Material рекомендуется для проектов, где возможны изменения в требованиях и необходима высокая гибкость.

Как выбрать оптимальный вариант для вашего проекта
Оцените стабильность требований, необходимость гибкости, степень неопределенности и риски проекта. Для стабильных и хорошо спланированных проектов подходит Fixed Price, для динамичных и развивающихся проектов — Time & Material.

Использование шаблонов и готовых решений
Применение готовых модулей и шаблонов позволяет сократить время разработки и снизить затраты.

Разработка MVP (минимально жизнеспособного продукта)
Создание MVP позволяет протестировать основные функции и получить обратную связь, не инвестируя большие средства в полный продукт.

Выбор кроссплатформенной разработки
Использование кроссплатформенных фреймворков, таких как Flutter или React Native, позволяет сократить время и затраты на разработку приложений для нескольких платформ одновременно.

Сокращение бюджета на поддержке и оптимизации
Оптимизация процессов поддержки и внедрение автоматизированных систем мониторинга позволяют снизить затраты на обслуживание системы.

Преимущества и недостатки фрилансеров, аутсорс-команд и инхаус-разработки
Фрилансеры:
Преимущества: Более низкие затраты, гибкость.
Недостатки: Риск низкого качества, отсутствие долгосрочной поддержки.


Аутсорс-команды:
Преимущества: Профессионализм, опыт, готовность к масштабным проектам.
Недостатки: Более высокие затраты, возможные языковые и культурные барьеры.

Инхаус-разработчики:
Преимущества: Полный контроль, интеграция с компанией.
Недостатки: Высокие затраты на найм и содержание персонала.

Вопросы, которые стоит задать при выборе подрядчика

1. Каков опыт компании в разработке систем автоматизации?
2. Какие проекты были реализованы ранее?
3. Как организована поддержка и сопровождение после запуска?
4. Какова квалификация и состав команды?
5. Какие технологии и методологии разработки используются?

Сопротивление сотрудников изменениям
Обучение и вовлечение сотрудников в процесс внедрения автоматизации помогут снизить сопротивление и повысить уровень принятия новых систем.

Неполное понимание текущих процессов
Тщательный анализ и документирование текущих бизнес-процессов перед началом разработки обеспечат точное соответствие автоматизированных систем потребностям бизнеса.

Ошибки при интеграции с существующими системами
Планирование интеграции, выбор совместимых технологий и тестирование помогут избежать проблем при соединении новых систем с уже существующими.

Искусственный интеллект и машинное обучение
Внедрение ИИ и машинного обучения позволяет создавать более интеллектуальные системы, способные анализировать данные и принимать обоснованные решения.

Интеграция с IoT
Интеграция систем автоматизации с устройствами Интернета вещей (IoT) позволяет собирать и анализировать данные в реальном времени, улучшая мониторинг и управление процессами.

Автоматизация с использованием RPA
Robotic Process Automation (RPA) позволяет автоматизировать рутинные задачи с помощью программных роботов, повышая эффективность и снижая затраты.

Кроссплатформенные решения
Использование кроссплатформенных технологий обеспечивает гибкость и масштабируемость систем автоматизации, позволяя легко адаптироваться к изменениям бизнеса.

В этом году тенденции найма сотрудников окончательно изменились. Мир движется и такие относительно новые механизмы, как хантинг, с еще большим ажиотажем обсуждаются в индустрии.

Почему хантинг — это нормально

Читать

Диана Селезнева
HR-директор